Unternehmer, und in bestimmten Fällen auch Privatpersonen, müssen nach den steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften ihre Geschäftsunterlagen mehrere Jahre lang aufbewahren.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

Die meisten Buchführungsunterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden; die rein geschäftliche Korrespondenz kann dagegen bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Folgende Unterlagen dürfen ab 2020 vernichtet werden:

■ Bücher und Aufzeichnungen aus 2009 oder früher,

■ Inventare, die bis Ende 2009 aufgestellt worden sind,

■ Jahresabschlüsse, die 2009 festgestellt worden sind,

■ Buchungsbelege, die bis Ende 2009 entstanden sind,

■ Eingangsrechnungen sowie Doppel oder Kopien der Ausgangsrechnungen, die 2009 oder früher ausgestellt worden sind,

■ bis Ende 2013 empfangene und abgesandte Handelsoder Geschäftsbriefe,

■ sonstige Unterlagen, die 2013 oder früher entstanden sind.

Achtung: Die oben genannten Aufbewahrungsfristen laufen jedoch solange nicht ab, wie die Unterlagen für Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind, für die noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist.

Bei IT-gestützten Buchführungssystemen sowie bei elektronisch empfangenen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht nur dann erfüllt, wenn die Buchführungsbestandteile und Rechnungen in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Als Unternehmer müssen Sie dafür Sorge tragen, dass auch Jahre später noch ein elektronischer Zugriff auf die vorhandenen Daten möglich ist. Allein die ausgedruckten Belege, Rechnungen oder Kontoauszüge aufzubewahren ist bei Unterlagen, die im Original nur elektronisch vorliegen, nicht ausreichend.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Nach dem Schwarzarbeit-Bekämpfungsgesetz sind auch Privatpersonen verpflichtet, Rechnungen und Belege über bestimmte steuerpflichtige Leistungen aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Rechnungen für handwerkliche Arbeiten am Haus, in der Wohnung oder am Grundstück. Sämtliche Rechnungen über bauliche und planerische Leistungen sowie Wartungs-, Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten etc. unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungspflicht. Handwerkliche Leistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten darüber hinaus mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

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